电算化下的会计档案管理研究

电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

一、会计电算化中会计档案管理的新要求

什么是会计的电算化，我们必须要结合跨级档案的特点要求来制定我们的会计电算化的要求。会计电算化的一般解释为：就是会计实务运用当今信息技术产业要求和技术对会计进行核算的要求，也就是会计的 ツ整体流程都是通过电脑技术来完成整套的记账、核算、报账，以及很多的程序都会替代我们人类来进行会计分析等功能。通过对电算化会计的明确定义，结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案管理的新特点：

（一）对于载体本身变化的时候。就范围而言，会计电算化档案存储的范围比较广泛，而传统的就比较狭窄，对于如今会计电算化的档案而言，不仅仅将过去的会计档案以传统纸质的形式保留了下来，而且同步将纸质信息转化成为电脑数据存储在计算机硬件设备中。

（二）由于性质本身的要求给会计电算化带来了新的要求。对于新型的会计档案不便于人类的查询，只有在特定的计算机硬件中和电脑环境中才能够查询；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

（三）由于新的流程规范及维护的系统操作都给新的会计档案带来了新的要求特点。在过去老的会计操作中，其原始凭证的编写到报表都是由人工来编制完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。当用新型的会计制度以后，所有的会计业务都是通过电子信息来完成的。由于电脑是一种电子时代的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，随后会利用计算机电子信息来对会计业务进行核算。由于会计信息反映出来的是一些文件程序、数据信息及各种代码既是使电算化会计信息运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有人们所能观察到的相应数值或者表格，但是如果会计电算化没有了他们，就没有办法将整个会计电算化完整的记录下来，无法核算，所以必须将这些代码或者程序数值等保存下来。

二、会计电算化档案管理的问题对策

（一）会计档案的载体：现如今会计电算化已经在各个企业中实施了，虽然时间不长，但是企业的▲领导人以及财务工作人员对其新型会计电算化制度及操作并不了解，对会计档案的了解甚少，许多的企业往往是将凭证打印出来并留底备案，但是忽视了电子计算机中的信息存储等情况，对会计档案的完整性会有直接的影响。

对于单位的硬件设施应当加以完善，应该设置一台好的喷墨或者激光的打印设施，作为会计打印后的纸质凭证依据，还要保证打印以后的纸质凭证能够在档案中符合保存时间。并且要给会计一个专门的会计档案柜之类的。配备一个具有安全性的专门档案处，防止各种不利公司利益事情的必要设施。为了使盘片不变形，库内温度要保持在 15-25 度，相对湿度保持在 45%-60%为宜，配有各种测量实施和制冷空调，严格把关，随时调整。

（二）会计载体本身性质带来的问题：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。

我们应加强电算化会计档案与对应会计ว软件版本一致性的管理。会计电算化档案除保存各种版本和备份会计数据外还应保存对应版本的会计电算化软件版本。 ☺

（三）不健全的会计档案制度：众所周知，电算化的会计档案很容易被人为所篡改，为此如果企业没有抓紧时间对会计档案管理体系进行修订，没有制定相应的会计电算化档案管理人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

必须对会计档案进行人为保管的权力。在如今的电算化信息时代中，所有的会计资料都是通过计算机磁盘或者光盘保存的，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。为此对其各阶段的各项内容都需要设定不同的使用权限。对于一般性的数据，可以在大范围内实施共享，涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人使用；设计原程序文件、数据结构文件等，仅主管人员或程序开发人员才能使用。只有这样才能确保电子信息的安全可靠性，可以避免人为过失导致的信息流失。对于借用手续制度要非常的严谨：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅♪手续。外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

三、电算化下会计档案管理展望

新制度下的会计档案中包含了电算化会计档案，并且与老式的会计档案相互结合，紧密的联系在一起。在会计档案的管理工作中，我们可以将传统形式的档案管理作为基础，将电算化融入其中，将其作为档案管理的个性化手段。带动会计档案向着规范化、现代化快速发展。这就要求我们要将会计档案管理工作落到实处，从基础工作入手，这样才能将电算化档案管理的强大功能一一展现，达到事半功倍的效果。