浅谈电子档案管理
[关键词]电子档案；原始性；真实性；完整性
进入21世纪，随着信息数字化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变，档案工作逐步实现现代化管理，电子档案逐渐成了档案管理重要形式，做好电子档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，首先要解决好电子档案在管理上的几个关键问题。
电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质档案来说都发生了巨大的变化，由此就产生了一系列的问题，下面就来具体地分析纸质档案发展成电子档案所产生的问题。
原始性问题：电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
真实性问题：电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
完整性问题：电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电ต子文件来龙去脉不清。
安全性问题：电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。
电子档案的长期可读性问题：电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往会成为过时的技术。
针对以上存在问ซ题，通过所学的档案管理的一些经验，总结出以下一些管理的建议：
建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由电子档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对各档案形成单位的相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理。
采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性，具体方式有以下几种：
1.采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
2.签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要是光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。
3.密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。
4.防火墙。这是一种บ访问控制技术。在某个机构的网络和其他系统网络之间设置障碍，防止其他系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
5.防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式♋光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读☿取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
在保存电子档案时，应将电子档案格式保存为通用、统一的格式，为的是使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成的电子档案无法阅读和正常使用。
及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。
通过以上对电子档案管理工作的分析与研究，我们明白了科学在进步，档案载体的发展也经历了翻天覆地的变化，电子档案与纸质档案相比各有优缺点。如何对电子档案进行管理，将会是一个长期的问题，不是我们一时就能够解决的，只有通过不断的实践和学习，才能够解决这些不断出现的问题。
