新时期档案的数字化管理

[摘 要]信息产业经济时代下，以计算机辅助作业设施为首的信息技术、通信技术等产业技术体系发展日趋完善。同样，计算机强大的技术辅助手段、功能价值已经无可争议的逐渐被人们认可。因此，对事业单位组织机构而言，要想在信息产业时代下实现稳定、可持续发展，就必然要结合信息时代发展要求，☿并同步自身单位的管理要求、标准等，去加强信息化数字当前建设。

[关键词]新时期；档案管理；数字化管理

随着计算机的不断普及与应用，我国档案事业的管理模式也开始从传统的手工化管理向新时期下的数字化管理模式转变，这样的管理模式在一定程度上提高了我国档案事业的管理水平，促进了我国档案事业的健康、积极发展。但是也同样也存在着一些现阶段难以突破的难题。比如说限制在计算机里，容易受到病毒及黑客的进攻。

1.什么是档案数字化管理

档案是古今中外一切对社会和国家具有保存价值的各式各样活动信息资源。数字化档案就是将这些信息资源以虚拟的形式存储、传递、共享，而不受地理、载体等有所影响。档案数字化的主要内容通常包含着不同的两个层次，其中，一方面是档案目录的数字化，档案目录数字化的主要目标是对档案目录数据库加以构建，其中尤为关键的便是档案著录标引的规范化，同时对档案日录数据库结构进行科学的选定；另一方面便是档案全文的数字化，一般档案全文的数字化能够借助于扫描录人的方式，把档案全文根ค据其原貌逐项逐页的以图像文件的形式加以存储，同时为其编制出有序的目录索引，或者通过光学字符的技术识别以后，以文本的格式对档案的内容进行存储"在档案数字化的整个过程当中，应当按照档案自身所具备的诸多特点把这两种不同的方式有机的结合起来。

2.进行档案数字管理的重要性

档案数字化管理是按照以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量高速进行，这样就降低数字化加工的成本，缩短加工工期，减轻工作强度。这样不但可以让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更详细，从而提高工作效率。现代人们在进行各种各样的活动时，信息的处理与信息的获取是不可或缺的有机组成部分，作为重要的一种信息来源，档案开始逐渐的受到越来越多人的重视和青睐，所以，为了促进档案资源利用率的提高，为了尽快实现档案资源的信息共享，为了推动档案资源信息传递的加快，实现事业单位以往传统档案的数字化工作就显得越来越迫切以及必要。

3.新时期下档案数字化建设存在的主要问题

在网络时代的新时期下，档案文件的信息载体与多种应用文件往往需要存储到磁质为主的存储磁盘、优盘۵等当中，档案管理在实现高效作业、数字化办公的同时，固然也有着它的脆弱性。如人为管理不当、操作失误造ฅ成的重要归档文件消失或破坏等。由此可见，档案数字化管理的信息、数据、以及重要文献等载体的安全程度高低往往依附于技术方面、人为因素、自然因素。尤其是在目前网络技术日益成熟、完善的同时，与其对应的“反面教材”技术也不断与之更新，进而使网络黑客应运而生，对重要数据、文件等造成难以弥补的伤害与破坏。

4.档案管理数字化的发展措施

4.1建立标准化制度和完善使用规范

成立专门档案鉴选小组和管理小组，按照国家要求对档案进行按照不同需求、不同部门、不同通途、不同权限等等适宜情况，针对数字档案资源的内容著录、存储、查询、传递、管理和检索等各个方面作出制定档案管理制度和统一规范，制定完善的实用的数字化管理规章制度：文件拣选归档制度、文件保密制度、数字档案审核制度、档案日常使用和查询制度、网络安全管理制度等，针对不用文件进行具体的最合适的管理方式，以免造成资源浪费。从制度上慢慢地形成档案数字化♋管理意识，全面提高工作效率，为后期节约管理上的人力、物力、财力、信息资源。从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

4.2文书处理过程和归档实现数字化管理

文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定伺词时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程亭会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。

4.3完善数字化档案管理系统

档案数字化管理管理一项系统工程，包括数字化档案建设，从整体框架设计、设备选型采购、软件设计开发、档案甄选整理、数字化信息录入、系统集成管理、数据备份计划、查询管理设计、安全措施实施等在内的一套软硬皆使的系统。针对日常工作产生的大量文字档案的录入和保管工作，建议采用如下解决方案：服务器方面，要双管齐下，两手准备，不能单靠一台服务器；扫描方面，采用高速集中扫描，并统一保存为的特定的文件格式；数据备份方面，制定好计划，也要两手准备，有磁盘和电子双重备份。建议设置适当的数字化档案查询系统，从而提高数字化档案的利用率；建议针对电子档案管理工作也做详细分工，比如操作人员权限管理、网络环境管理、档案信息保密级别管理、档案信息内容中的目录管理、部门分类管理等，从而提高信息的共享能力。

5.结语

数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息眼务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。